働き方改革の新常識は、多くの人が自宅で仕事をするというリモートアフェリエイトです。これは、これまで以上に多くのドキュメントがデジタルで共有されていることを意味します。PDFファイルは、デジタルドキュメント化のプロセスにおいて不可欠な要素です。Adobe Document Cloudは、紙ベースのプロセスの完全なデジタル化を可能にするため、ペーパーレス（ホーム）オフィスに向けた重要なステップとなります。
アドビは、これらのタスクを管理するために、Document Cloudで2つのバージョンのAdobe Acrobatを提供しています。Adobe Acrobat StandardとAdobe Acrobat Professionalです。結局のところ、PDFは単なる読み取り専用の文書ではありません。
ほとんどのユーザーは、PDF文書の作成、編集、コメント、変換に精通しており、ほぼ確実にこれらの機能を定期的に使用しています。明確にしておきたいのは、PDF文書を閲覧するための無料のAdobe Reader/Acrobat Readerのことではありません。私が言っているのは、さまざまなライセンスモデルで入手可能な有料製品であるAdobe Acrobatのことです。
Adobe Acrobatの標準バージョンでは、これらの基本的な機能を利用することができます。しかし、このソフトウェアは、Proバージョンでは、はるかに多くの仕掛けを用意しています。今回は、その中でも特に便利だと思われる5つの機能をご紹介しましょう。
Adobe Acrobat Proの5つの特徴
Adobe Acrobat Proを開くと、すでに上部のエリアによく使う機能のアイコンが表示されています。
ドキュメントを開いていない場合のAdobe Acrobat Pro DCのホーム画面
ツール “をクリックすると、すべての機能のアイコンが表示されます。これらは、カテゴリーごとに分類されて表示されます。検索機能を使うと、必要なものを簡単に見つけることができます。機能をクリックして、ドロップダウンメニューから「開く」を選択すると、機能が有効になります。
Adobe Acrobat Proの機能の概要
今回は、オフィスでの日常生活をより快適にする、Acrobat Proバージョンの5つの特徴をご紹介します。
1. Adobe Acrobatを使って文書内の情報を再編集する
PDF文書から情報を永久的に削除したいと思いませんか？Redact Toolsは、この目的のために特別に設計されており、この機能は画像だけでなくテキストにも使用できます。
Redactツールバーが選択された状態のドキュメントビュー
テキストと画像の再編集」の隣にある小さな矢印をクリックすると、2つのオプションが表示されます。「ページを再編集」では、文書のページ全体を削除できます。”テキストを検索して再編集」では、単一または複数の単語やフレーズを検索して、それらを削除することができます。削除したい内容の上に置かれた黒いバーは、実際に文書から復元不可能な形で削除され、Wordなどに変換しても再び表示されないようになっています。また、[サニタイズして隠し情報を削除]を選択すると、メタデータや隠しコメントなど、元のコンテンツを知る手がかりとなる不可視のコンテンツをドキュメントから再編集することができます。
2. Adobe Acrobat Proで文書をアクセシブルに
デジタルドキュメントは、運動障害や視覚障害などの物理的な制限を受けている聴衆がPDFドキュメントにアクセスできるように、あるいはアクセスを容易にするために、アクセス可能でなければなりません。例を挙げると、ドイツでは「障害者平等法」（BGG）などがその法的根拠を定めており、より詳細な規定は「アクセス可能な情報技術条例」（BITV）にあります。
アクセシビリティ」のアイコンは、「保護と標準化」のカテゴリにあります。
Adobe Acrobat Proのツールビュー
Adobe Acrobatでは、アクセシブルなPDFを作成したり、文書がアクセシビリティ規格に準拠しているかどうかをチェックしたり、チェック結果を含むレポートを自動的に作成したりすることができます。Adobe Acrobatの標準バージョンでも、アクセシブルなPDFを作成するためのさまざまな機能を備えています。しかし、Pro版では、あなたをサポートするアクションウィザードが追加され、時間と労力を大幅に節約することができます。また、ウィザードを使用することで、アクセシブルな文書の重要な側面をすべて考慮に入れているという確信を得ることができます。
Adobe Acrobat Proのアクセシブル・アクション・ウィザード
ドキュメントのコントラストを変えたり、読む方向を決めたり、特に大きなドキュメントをどのように処理するかなど、さまざまな利点があります。
3. Adobe Acrobat Proで2つの文書を比較してみよう
マルチページの契約書、技術文書、利用規約。常に新版や修正版が発表されるため、どこがどう変わったのか一目ではわからないことが多いものです。Adobe Acrobat Proでは、2つの文書の比較を行うことができます。
ファイルの比較機能は、「共有とレビュー」カテゴリにあります。
次のステップでは、比較したい 2 つのファイルを選択します。ドキュメントのすべての部分を比較に含める場合は、［テキストのみを比較］ボックスをチェックしないままにします。テキストのみを比較することが確実な場合は、ボックスをチェックします。その後、「比較」を選択します。ドキュメント 1 とドキュメント 2 の間のすべての変更点について、追加、変更、削除などの情報を含む詳細なレポートが表示されます。当然のことながら、プロセスの長さはドキュメントのサイズに依存しますが、10ページ前後のドキュメントであれば2分以内に完了します。
Adobe Acrobat Proの「ファイルの比較」機能を使用した後のレポート概要の例
4.必要に応じたPDFサブフォーマットの作成
国際標準化機構（ISO）では、PDFフォーマットを用いた情報共有に関する規格などを定めています。Adobe Acrobat Proでは、特定のISO規格に準拠したPDFファイルを作成することができます。例えば、長期保存のためのPDF/A、プリンターとのデータ交換のためのPDF/X、技術文書の双方向交換のためのPDF/Eなどのフォーマットがあります。これらのフォーマットで文書を作成するだけでなく、文書が特定の規格に準拠しているかどうかをチェックしたり、フォーマット固有の情報を再度削除することもできます。
5. PDF文書に音声・動画を埋め込む
膨大な情報に囲まれていると、重要な情報を見落としがちになります。多くの人は、長い文章を読むのに時間を割けなくなっています。また、ネットやソーシャルネットワークでは以前からそうでしたが、ドキュメントでも同じことが言えるようになってきました。インタラクティブな要素や動画を使った方が、視聴者の興味を引き、より長く注目してもらえる可能性が高くなります。
Adobe Acrobat Proで動画や音声ファイルをPDF文書に埋め込むためのリッチメディアアイコンは、「作成と編集」カテゴリにあります。
関連する機能を使えば、インタラクティブなコンポーネントを追加して、コンテンツを視聴者にとってより興味深いものにすることができます。なお、現在のバージョンのAdobe Acrobatでは、MPEG-4などの特定のファイル形式しか再生できませんのでご注意ください。しかし、ファイルを埋め込む代わりに、ビデオやオーディオコンテンツを参照するためのリンクを挿入することもできます。
次のステップでは、マルチメディアファイルを挿入する際に、特定のコンテンツをいつどのように再生するかなど、高度な機能を設定することができます。
Adobe Acrobat Proは、アドビドキュメントクラウドのバリューインセンティブプラン（VIP）の一部として利用できます。 無料のホワイトペーパーでは、DocumentCloudの付加価値とさまざまなライセンスモデルについて詳しく説明しています。 また、Acrobat DCが管理とユーザー管理をより柔軟にし、新機能でエンドユーザーの生産性を向上させる方法についても読むことができます。 また、アドビのトピックに関する詳細については、コンサルティングページをご覧ください。