一般的なMicrosoft Officeユーザーは Microsoft Access に対する認識の程度がMicrosoft Word、ExcelまたはPowerPointに対する熟知度に及ばないです。
Microsoft AccessはMicrosoft Office Suiteに含まれる関係データベースアプリケーションであり、ユーザーがより大規模にレポートを入力、管理、実行することができるので、大量のデータを迅速に組織する必要がある人に最適です。
Excelの間に位置しています。小型のデータを持っている個人や大規模なチームや会社に必要なSQL Serverに適しています。
Microsoftの助けの下で、Accessユーザは重要な情報を便利に保存することによって、今後の参考、報告、分析によって重要な情報を効果的に管理することができます。 名前の通り、ユーザーは簡単にデータベースの中で組織された情報にアクセスすることができます。
Microsoft Accessの機能；
1.個人ユーザーと小型チームの理想的な選択
Microsoft Accessは簡単なデスクトップアプリケーションで、特定のハードウェアまたはライセンスを必要とせずに実行できます。 したがって、追加料金が不要な大型複雑データベースの個人ユーザーと小型チームに非常に適しています。
SQL ServerとOracleと比べて、Microsoft Accessは多くのデータベースソリューションより優れた利点を提供しています。後者はデータベースに対する需要があまり高くないです。 多くの小さいチームは今Microsoft Accessの助けで大量の資源を買うことを避けて彼らの基本と簡単な需要を満たすことができます。
さらに、彼らは誰も従来のクライアント-サーバデータベースを管理または監視する必要があるかもしれないAccessを必要としない。
また、ユーザーが彼らのデータベースをアプリケーションに変換するオプションを持っています。これはMicrosoft Access 2007の後に導入されたものです。
2.クライアント-サーバデータベースより分かりやすく、使用しています。
Microsoft Accessのようなパーソナルコンピュータアプリケーションは、過去に多くのクライアント-サーバデータベースにダウングレードされたアプリケーションを引き継ぎました。 Accessのユーザは、特別なトレーニングを受けることなく、アプリケーションを使用するために必要なスキルを得ることができます。
多くのユーザーはMicrosoft Accessを使って自分の個人需要を満たすために独学しました。 既存のテンプレートのセットによって、データベースの作成と管理が非常に簡単で、簡単です。
Microsoft Excelのユーザーは、Excelに似ているので、Accessをより簡単に把握することができます。データベースの基本概念は、Excelとは大きく違っています。
管理データベースについてよく知られていないまたは全く知らない新しいユーザーでも、この強力なアプリケーションを学習し管理するために最も効果的な技術とツールを使用することができる。
Microsoft Access ストアは、テーブルと呼ばれるさまざまなデータセットを記憶しています。これらのデータセットは関連しているかもしれません。結合すると、データの柔軟性を高めることができます。
表を連結することにより、Accessは全体としての関係データベース管理システム（RDBMS）として、このアプリケーションではユーザーにより柔軟な報告と機能を提供し、彼らのタスクを簡単に実行しやすくする。
3.他のMicrosoft Officeや他のアプリケーションに導入とエクスポート。
Microsoft Accessの最も有用な機能の一つは、多くの他のプログラムからのデータと対話できることである。
他のプログラムで作成したデータを統合したり、他の2つのプログラムの間でデータを転送したり、長期的に蓄積したり、データを他のプログラム（Excelなど）にエクスポートして分析したりするのも簡単です。
Microsoft Accessを使用して、オブジェクト（例えばテーブルやフォーム）を一つのデータベースから別のデータベースに簡単にコピーする方法があります。 コピーと貼り付けのほかに、Microsoft Accessは、より多くのオプションを持つオブジェクトをエクスポートすることができます。
Accessを使用すると、テーブル定義とテーブル内のデータを簡単にエクスポートすることができます。またはテーブル定義のみをエクスポートし、必要に応じてテーブルの空白コピーをエクスポートします。 操作の詳細をエクスポート仕様として保存して、将来の使用に備えてもいいです。
「リンクのインポートとエクスポート」グループは、Microsoft Accessがデータをインポートまたはエクスポートできるすべてのデータフォーマットのアイコンを表示します。 より多くのクリックで、Microsoft Accessが使用できるフォーマットが表示されます。
ユーザをより便利にするために、ガイドを導入・エクスポートすることは、ユーザがタスクを完了するのを助けることができ、この操作の詳細情報を仕様として保存することができます。
4.一般ユーザーによるデータ作成とリリースのための既製テンプレート
Microsoft Accessはユーザーがデータベースを作成して管理するのを助けることができます。たとえ彼らがこの分野で経験が少ないとしても。 これはいくつかのMicrosoft Accessテンプレートの助けで可能になり、これらのテンプレートはすべてのコンテンツを使用する準備ができています。
特定のテンプレートファイルを開くと、作成済みのテーブル、フォーム、マクロ、レポート、その他の必要なフィールドが含まれている新しいデータベースが発見され、時間と労力が節約されます。
テンプレートライブラリには、デスクトップとWebベースのテンプレートが便利に含まれています。 個人用のAccessデータベースを作成するには、デスクトップテンプレートを使うのが一番いいです。
SharePointサーバ上で公開するデータベースを作成するには、Webベースのテンプレートを選択することをお勧めします。
例えば、Microsoft Access 2013のデスクトップカスタマーサービステンプレートは、ユーザがクライアントサービスデータベースを作成するのを助けて、複数の問題を簡単に管理して、割り当て、優先度、状態、解決策を追跡することができる。
従業員とサプライヤーのプロジェクトマーケティングに使用されるMicrosoft Accessテンプレートは、時間に敏感な納品可能な成果、従業員の役割、および定価のサプライヤーを追跡するために、ユーザーに幅広いマーケティングプロジェクトデータベースを作成するのを助けることができます。
5.Webデータベースの簡単な構築とリリースを許可する
Microsoft Accessのユーザーは自分の要求に基づいて自分のデータベースを設計したり、既存のテンプレートを使ってデータベースを作成したりすることができます。
技術に精通し、Webデータベースに詳しい人は、空白のデータベースを作成して自分のデータベースを設計したほうがいいです。彼らはこのデータベースに自分のデータベースをAccessに必要なテーブルを作成します。
それらは彼らのプロジェクトがどのような表を必要とするかを助ける必要がありますか？ Microsoft Accessテンプレートはユーザーが必要とするいくつかの常用データベースを大量にコンパイルしました。
新しいユーザであっても、以下の手順でテンプレートを使ってデータベースを作成することができます。
1.Accessを開き、ファイルをクリックしてバックグラウンドビューを開きます。
2.そこに見えるテンプレートから必要なテンプレートを見つけます。
必要なテンプレートが見つからなかったら、ユーザーはマイクロソフトOfficeをオンラインで検索して他のテンプレートを探すことができます。
3.目的に適したテンプレートをクリックまたはクリックし、選択したテンプレートがデスクトップデータベースまたはWebリリースに特定されることを確認します。
4.ファイル名を入力し、作成したデータベースを保存する場所を選択します。
5.「作成」ボタンをクリックまたはクリックしてデータベースを作成します。
6.ユーザーフレンドリーな機能である「教えてください」。
Microsoft Access 2016 に導入された新たなユーザーフレンドリー機能「おしえてください」は、ヘルパーのようにユーザの任務を迅速に完了するのを助けます。
この機能はMicrosoft Access 2016機能エリアのテキストボックスとして提供されています。隣の電球で何をしたいですか？
ユーザーはテキストフィールドに次のステップに関連する単語とフレーズを入力して、彼らが使用したい機能または彼らが実行したい操作を迅速に得ることができます。 検索中のコンテンツに関するヘルプも提供します。
例えば、フィルタという単語を入力すると、アプリケーション内のフィルタに関するすべてのオプションが表示されます。 利用可能な「おしえて」バーを使って、迷路のようなメニューから機能を探す必要はありません。
また、過去のヘルプアシスタントとは違って、この機能はユーザーに特定の機能の実行方法を教えません。これは簡単なステップを提供しているだけです。
7.開発者がVBAコードを使ってカスタム解決案を作成することを許可する。
Visual Basic for Applications (VBA) はMicrosoft Accessと一緒に使用できるプログラミング言語です。 Accessを使用した開発者はVBAコードを使ってそのデータベースのためにカスタムソリューションを作成できます。VBAコードは有効なプログラミング言語で、特定のプログラムのコード/コマンドからなります。
プログラムが実行されると、これらのコマンドは自動的に動作します。 この強力な機能は、開発者がそのデータベースに高級自動化、データ検証、エラー捕獲、マルチユーザサポートを使用することによって、基本的なカスタム最終ユーザーソリューションを専門的なソリューションに拡張することができる。
8.機能エリアの隠し/表示オプション。
Microsoft Access ウィンドウは様々なコンポーネントから構成されており、ユーザーのより効果的な動作を助けることができる。 重要なコンポーネントはナビゲーションパネル、Accessワークエリア、機能エリア、ショートカットメニュー、クイックアクセスツールバーです。 いくつかのコンポーネントは他のOfficeアプリケーションに共通していますが、他のコンポーネントはMicrosoft Access独自のものです。
機能エリアには、コンピュータ上で、Microsoft Accessで開いているウィンドウの内容に関する様々なタスクを完了するための5つのタブがあります。
タイトルバーの下のウィンドウの上の近くにあります。データベース作成時に実行されるタスクに簡単に集中的にアクセスできます。
Microsoft Access で利用できる機能エリアは、タブ、グループ、コマンドから構成されています。 各タブには関連機能が含まれています。 これはユーザーの要求を満たすためにさらにカスタマイズできます。
最初にいくつかの主要タブが表示されている機能エリアは、ちょっとうるさいかもしれません。 現在、ユーザはスクリーンクリーンが不要な場合、機能エリアを隠すように選択できます。
以降のセッションをダブルクリックすることで、機能エリアの最小化オプションをAccessの機能エリアに設定することができます。 現在、ユーザーは機能エリアが彼らの作業エリアを侵犯することを心配する必要はありません。
9.報告図は追加の報告を削除しました。
Microsoft Accessを使用して、ユーザーは4つの異なる方法でレポートを見ることができます。
- レポートビュー
- 印刷プレビュー
- レイアウトビュー
- デザインビュー
レポートビューは、ユーザが見たいレポートを画面に表示します。 Microsoft Accessの機能は非常に有用であり、新しいレポートビューは、ユーザーがレポートに対して特殊フィルタを実行することを可能にし、フォームをフィルタリングする方式と類似している。
ユーザは、複数のテーブルまたはクエリから彼らのプリファレンスを選択することによって、彼らが彼らのレポートにどのフィールドを含むかを選択することができる。
フィルタによって、アルファベットまたはデータ範囲の先頭または類似文字またはデータ範囲の特定の列値または単語が含まれます。
作成されたレポートは、閲覧者が見たい内容を正確に表示し、自動的に要約を再計算します。 さらに、これはユーザを表す特別なプログラミングスキルを必要としない。
また、開発者は、記録の順序を設定し、昇順または降順で記録を並べ替えるために、グループレベルを追加することができる。 最後に、ユーザーは彼らが欲しいレポートを見て、不要なフィールドをすべて削除します。
苦労することなく、報告の可読性が向上し、より読みやすくなります。
重複属性をYESとして隠すことで、閲覧者は必要でないリピートレポートを削除することができます。
10.報告書をPDF形式で出力する
今では、多くのユーザーが電子画像フォーマットまたは一般的な固定フォーマット（Adobe SystemsのPDFやMicrosoftのXPSなど）を通じてデータベースを共有している。
Accessは、ユーザーが機能エリアの外部データタブを介して電子画像ファイルにレポートを作成することを可能にする。 PDFファイルはAdobe Reader上で開くことができるので、システム上にAccessをインストールしていないユーザでもこれらのレポートを見ることができる。
PDF形式で共有されたレポートとデータベースによって，Accessのアプリケーションは著しく増強された。 ユーザはこのような出力タイプが好きで、それは効果的な補充として歓迎されています。これは電子メールを通じてレポートを配信するのが便利で簡単になり、紙を節約し、グリーン計算に役立ちます。
上記のすべての機能とより多くの機能によって、Microsoft Accessは今日の世界トップのデータベースシステムになり、数百万人のユーザーと数十万人の開発者が恩恵を受けます。